4 conseils d’organisation pour éviter de « rechercher des trucs »

Dans un article précédent concernant l' impact financier pour les entrepreneurs  lorsque leurs employés passent en moyenne 90 minutes par jour à « rechercher des trucs », nous avons identifié plusieurs techniques qui peuvent aider à réduire, voire à éliminer le temps perdu à chercher toutes sortes de… eh bien, des trucs ! La première technique se concentrait sur la nécessité d'organiser votre cour, votre salle à outils, votre magasin, votre boîte de jonction de chantier et même vos camions. J'ai présenté un outil appelé « 5-S Map » qui faisait partie du système japonais d'organisation et de propreté. Vous pourrez l'utiliser efficacement avec un logiciel d'organisation de chantier ! La deuxième technique s'appelait la réunion d'information sur le travail (JIM), une réunion critique préalable au travail impliquant au moins vos chefs de projet, mais pouvant inclure l'ensemble de votre équipe. En suivant un ordre du jour suggéré, le JIM augmente la communication et la compréhension de ce qui est attendu au travail, où les éléments seront conservés, quel sera le flux de travail, etc. Passons maintenant à quelques autres techniques qui peuvent avoir un impact financier sur la production et la rentabilité de votre entreprise.

Développer des processus de configuration des tâches

Développer des processus de configuration de tâches (J-SUP) c'est ouvrir la voie à une plus grande clarté et à des démarrages plus rapides de vos « blocs » de construction. Alors que le JIM est une réunion de communication sur le projet, le J-SUP est le processus d'exploitation standard plus formel, souvent appelé SOP, qui indique comment le travail sera organisé et le chantier géré. Il existe une bonne et une mauvaise façon, une meilleure façon d'améliorer l'efficacité, la productivité et beaucoup moins de « rechercher des trucs ». Le J-SUP enregistre les étapes réelles qui seront suivies pour installer l'équipement et les outils sur le chantier. Ceci est basé sur l'emplacement et les exigences d'espace en jeu. Considérez un bref exemple ci-dessous qui pourrait mieux illustrer le J-SUP. Aménagement de chantier
  1. A l'arrivée le stationnement effectif des véhicules se fera de manière sûre et ordonnée.
  2. Une zone désignée sera désignée pour permettre d'aligner les outils et les composants nécessaires.
  3. Des barrières de sécurité et/ou du ruban adhésif seront appliqués désignant clairement la zone où ces équipements, outils et composants seront stockés pendant la journée de travail.
  4. Les outils nécessaires pour la journée seront alignés et placés pour une manipulation facile et sûre.
  5. Tout article retiré de la zone de stockage du chantier sera correctement remis à son emplacement initial exact.
Il est essentiel que les employés sachent exactement où se trouveront leurs outils, composants, etc. Une telle connaissance réduit le temps passé à rechercher les articles, augmentant ainsi la quantité de travail réellement accompli. Cette technique vous semble-t-elle « exagérée » ? Considérez combien de temps vos travailleurs pourraient passer à chercher cette scie à main, cette truelle, cette buse de pulvérisation, ce bidon de kérosène, etc. Zut, j'ai vu des travailleurs chercher l'élévateur à ciseaux sur le chantier, et il était toujours attaché à la remorque. N'oubliez pas de transformer chaque processus de travail important en un processus utilisable et documenté. Cela peut faire gagner du temps à votre équipe et servir d'outil de formation formidable pour les nouveaux travailleurs.

Élaborer des fiches de contrôle pour la gestion des stocks

Un facteur qui contribue à ce que les travailleurs « recherchent des choses » est souvent de ne pas savoir exactement ce qui est en stock et ce qui ne l'est pas. Il est extrêmement essentiel qu'avant que chaque camion ne quitte votre cour, tout ce qui doit être utilisé au travail soit comptabilisé et placé sur les véhicules. Un outil pour s'assurer que cela est effectué de manière cohérente consiste à créer une feuille de contrôle pour vos besoins de travail quotidiens. C'est beaucoup plus facile à créer que vous ne le pensez. Tout d'abord, enregistrez tous les outils, équipements et composants possibles qui pourraient être utilisés sur vos chantiers sur un formulaire. Cela devient votre modèle. Ensuite, dans le cadre du fichier de travail, l'estimateur, le chef de projet ou le contremaître personnalise cette liste de contrôle d'inventaire en mettant en surbrillance ou en gras chaque élément de la liste qui doit être utilisé pour le travail spécifique. Des quantités peuvent être ajoutées à ce stade s'il doit y avoir plus d'un article à apporter au travail. Ensuite, juste à gauche de chaque élément répertorié, il est important de laisser de l'espace pour cocher l'élément. Cette vérification des éléments doit être effectuée par l'équipe responsable du travail spécifique. Le contremaître de l'équipe, ou un membre de l'équipe, reçoit ensuite une copie de la liste de contrôle d'inventaire - identifiée par le numéro de travail et le nom du client - et s'assure ensuite que chaque élément mis en évidence ou en caractères gras est placé sur le camion. S'il manque un article dans la salle à outils ou dans la cour, le membre de l'équipe ou le contremaître le communique au chef principal. Certains entrepreneurs ont même fourni un document à remplir pour afficher ce qui est manquant ou cassé afin que le remplacement ou l'entretien puisse être exercé. L'équipe qui part avec la certitude que chaque pièce d'équipement, outil ou composant nécessaire se trouve sur son véhicule passera moins de temps à chercher ces articles et plus de temps à être productif. Ne pas intégrer une forme de contrôle des stocks oblige simplement nos travailleurs à se demander s'ils disposent de toutes les ressources nécessaires. En d'autres termes, « Voyons simplement si nous pouvons le trouver une fois arrivés sur le chantier. » Pas une bonne solution !

Développer la perspective de la semaine prochaine (NWLA)

The Next Week Look Ahead est un excellent outil de planification dont chaque équipage ne devrait jamais se passer. Destiné à être terminé un vendredi pour la « semaine prochaine », la NWLA identifie le travail qui sera effectué pour le « prochain » du lundi au vendredi. Mais il doit également saisir quelles seront les ressources nécessaires, quels besoins en main-d'œuvre seront utilisés chaque jour et quels seront les besoins matériels. De plus, il est toujours bon d'identifier tous les contacts qui pourraient être nécessaires en ce qui concerne le travail, y compris d'autres entrepreneurs, fournisseurs, inspecteurs municipaux, propriétaires, etc. Certains modèles de la NWLA existent dans de nombreuses organisations de construction progressistes et plus grandes. En fait, les entrepreneurs qui réalisent de grands projets peuvent utiliser une prévision de deux, trois, voire quatre semaines. Peu importe le temps impliqué, les mêmes éléments d'identification devraient être incorporés. Maintenant, l'importance de l'intégration d'une NWLA dans votre entreprise de construction est que les travailleurs commencent à voir quelles sont les exigences quotidiennes. Ils deviennent plus conscients de ce qui est nécessaire et commencent alors à voir quelles ressources seront nécessaires. Un tel effort peut alors être étendu pour reconnaître la nécessité d'avoir de telles ressources disponibles et facilement accessibles. Cela peut encore gagner du temps à chercher les articles. Voir une version coupée d'un simple aperçu d'une semaine  vous est fourni ci-dessous.

Exiger des réunions d'équipe quotidiennes (AM et PM)

La dernière technique que nous aborderons est une technique verbale qui peut non seulement mettre votre équipe sur la bonne voie chaque matin, mais peut également garantir que chaque journée se termine clairement, servant de mise en place pour le lendemain. . La réunion d'équipe est conçue pour être menée sur le chantier. Dirigée par le contremaître d'équipe, la réunion du matin (AM) est conçue pour discuter des besoins de la journée, des rappels de sécurité et, essentiellement, aligner chaque travailleur afin qu'elle commence clairement et avec direction. Le caucus AM permet au contremaître de l'équipe d'indiquer les zones du site dont l'équipe doit être consciente ou de se rappeler ce qui doit être fait, par qui et avec quelles ressources. C'est aussi une excellente occasion pour les membres d'équipage de soulever des questions ou des préoccupations au sujet de la journée. De même, ce caucus AM offre au chef d'équipe la possibilité de rappeler à ses membres individuels tout « truc » qui doit être utilisé, où il doit être trouvé ou conservé, et comment il doit être rendu. Le caucus PM, également dirigé par le contremaître de l'équipe, permet à l'équipe de se réunir à la fin de la journée de travail pour discuter de la façon dont la journée s'est déroulée, ont-ils atteint leurs objectifs, pourquoi ou pourquoi pas, et ce qui pourrait être fait maintenant qui va que les efforts du lendemain démarrent du bon pied. Le caucus PM permet également au contremaître de l'équipe de poser des questions sur les ressources, de vérifier que l'équipe a remis tous les outils et équipements au bon endroit, soit sur le site, soit sur le camion. Le huddle PM permet également aux membres de l'équipe d'alerter le contremaître de l'équipe si un outil doit être remplacé ou si un équipement a besoin d'être entretenu. Prenons un exemple de l'ordre du jour  qui pourrait être abordé à la fois pour le Huddle AM ​​et PM. La réunion d'équipe est l'occasion pour l'équipe de discuter d'éléments importants, mais aussi un moment pour s'assurer qu'ils travaillent sur les tâches appropriées et les exécutent à un niveau productif. Une telle cohérence des réunions ne nécessite pas plus d'une à trois minutes de clarification pour chaque travailleur afin qu'il n'y ait aucun doute quant à l'objectif, la stratégie et la clarté sur ce qu'il faut faire et où les ressources doivent être conservées. Dans la lutte pour réduire le temps que vos employés passent à « rechercher des trucs », il est essentiel que vous, en tant que leader, acceptiez quelques réflexions finales :
  1. Admettez que vos employés passent du temps à « chercher des trucs ».
  2. Reconnaître que ce gaspillage peut être réduit, voire éliminé à l'occasion.
  3. Soyez prêt à utiliser certaines des techniques présentées dans cet article en deux parties et à imposer leur utilisation cohérente.
  4. Reconnaissez et récompensez vos employés lorsqu'ils augmentent leurs performances et votre rentabilité — preuve qu'ils passent moins de temps à « chercher des trucs !
Battez-vous pour réduire les coûts associés au fait que vos travailleurs soient moins organisés et moins scénarisés. Vous pouvez le faire, et lorsque vous le ferez, vous verrez un incroyable bond de productivité, sans parler d'un moral encore meilleur de ceux qui se sont lassés… « À la recherche de trucs » ! Puissiez-vous, vous et vos employés, trouver ce dont ils ont besoin… la première fois !